Polub nas na Facebooku

Kursy walut NBP


Warning: file_get_contents(/home/nowalu/ftp/biuro-online.net/cache/2014-07-23.txt) [function.file-get-contents]: failed to open stream: No such file or directory in /home/nowalu/ftp/biuro-online.net/modules/mod_nbpcurrency/mod_nbpcurrency.php on line 69
NBP 2014-07-23
USD3,0707-0,13%
EUR4,1355-0,26%
CHF3,4034-0,25%
GBP5,2398-0,13%
Termin przechowywania dokumentów rachunkowych

Okres przechowywania ksiąg rachunkowych za 2012 r. w świetle prawa bilansowego i podatkowego


Podstawowe okresy przechowywania dokumentów określone w ustawie o rachunkowości

Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności jednostki oraz dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Stosowanie do przepisów ustawy o rachunkowości, w zależności od rodzaju dokumentu mogą być one przechowywane trwale lub przez okres od 5 do 50 lat.

Podstawowy okres przechowywania dokumentów:
1) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowywane są trwale,

2) księgi rachunkowe przez okres 5 lat,

3) karty wynagrodzeń pracowników lub też ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

4) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

5) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przechowujemy przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

6) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych przechowujemy przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

7) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

8) dokumenty inwentaryzacyjne przechowujemy przez 5 lat,

9) pozostałe dowody księgowe i dokumenty przechowujemy przez okres 5 lat.



Co zrobić z dokumentami po upływie terminu ich przechowywania?

Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii postępowania z dokumentami po upływie okresu przechowywania. W związku z tym, jeśli inne przepisy obowiązujące jednostkę nie regulują odrębnie kwestii przechowywania dokumentów, to kierownik jednostki może we własnym zakresie podjąć decyzję o likwidacji tej dokumentacji i sposobie jej zniszczenia. W myśl bowiem przepisów ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru. Przeprowadzoną likwidację dokumentacji wskazane jest udokumentować protokołem zawierającym szczegółowy opis niszczonych dokumentów oraz podpisy osób odpowiedzialnych za ich likwidację.

Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Termin przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Dokumenty ubezpieczeniowe przekazane do ZUS

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Natomiast w odniesieniu dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania.

Paragony fiskalne

Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez wymagany okres. W odniesieniu do dowodów księgowych dotyczących sprzedaży detalicznej, a dokładnie paragonów fiskalnych - jeśli podatnik stosuje kasę rejestrującą z kopią papierową, to paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż dokonaną od 1 stycznia 2013 r. należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przy czym kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do 31 grudnia 2012 r., należy przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Przechowywanie e-faktur

Faktury elektroniczne podobnie jak faktury w formie papierowej należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, to znaczy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury elektroniczne przechowuje się w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Przy czym uzasadnione jest przechowywanie faktur dokumentujących nabycie (wytworzenie) nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów, zaliczonych do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa przekracza 15.000 zł - w przypadku gdy podatnik rozlicza VAT według ustalonej struktury - przez 10 lat, licząc od roku, w którym składniki te zostały oddane do użytkowania. Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 91 ust. 2 ustawy o VAT, korekty podatku naliczonego dokonuje się w ciągu 10 lat.

Jeśli kwestię przechowywania zbiorów księgowych reguluje kilka aktów prawnych obowiązujących jednostkę, zawsze należy przyjąć najdłuższy termin z nich wynikający. Przy czym nie ma przeszkód, aby jednostka przechowywała dokumenty dłużej niż na to wskazują przepisy, jeśli to wynika z jej potrzeb.


Przechowywanie dokumentów zlikwidowanej jednostki

Zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. Może więc to być osoba fizyczna bądź prawna wyznaczona do tego zadania. Przy czym o miejscu przechowywania zbiorów księgowych kierownik tej jednostki, likwidator lub syndyk masy upadłościowej ma obowiązek poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Podkreślić również należy, że dokumenty jednostek zlikwidowanych podlegają takim samym zasadom ochrony danych i terminom ich przechowywania jak pozostałych jednostek.

  Free joomla templates